Waarom bedrijven ten prooi vallen aan over-engineering

Steeds betere functionaliteiten, meer normen, modulariteit en lage totale eigendomskosten tegen een eerlijke prijs: dit is een korte en bondige samenvatting van wat bedrijven in alle bedrijfstakken verwachten van hun machine- en installatiebouwers en wat deze laatsten op hun beurt verwachten van hun leveranciers van onderdelen en componenten. Het gevolg: het veld van spanning tussen engineering en controlling groeit. Niet alleen de laatste tijd wordt er een beroep gedaan op de inkoopafdeling om de inkoopkosten voor uitbestede onderdelen of modules laag te houden. Waar veel besluitvormers zich niet van bewust zijn - ondanks de nauwe dialoog met de inkoopafdeling - is dat de keuze van de leverancier een beslissende invloed heeft op de kosten. Uit studies [1] blijkt dat consumenten vaak extra kosten maken wanneer zij een kostengeoriënteerde keuze maken tussen twee leveranciers.
Er is echter ook een fenomeen van de kant van de aannemer dat een negatieve invloed heeft op de kosten en goede zakelijke relaties tussen serviceproviders en klanten kan belemmeren die in de loop der tijd zijn gegroeid: over-engineering. In dit whitepaper wordt ingegaan op wat er achter dit verschijnsel schuilgaat, waar de mogelijke oorzaken liggen en welke oplossingen er zijn.

Kostenvalkuil: planning met betere waarden dan het bestek

In het begin van de productontwikkeling beschouwen veel bedrijven in-house over-engineering niet als een kostenfactor. Dit kan ook worden verklaard door de verscheidenheid aan interfaces - een technische dialoog tussen de ingenieurs van de klant en de ontwerpingenieurs van de leverancier is geenszins een eenvoudig proces. Dit heeft gevolgen, want er bestaat niet zoiets als het productontwikkelingsproces. Bedrijven denken aan flexibiliteit en wendbaarheid. Zo oriënteren ontwerpingenieurs zich ruwweg op wat in de opleiding werktuigbouwkunde wordt onderwezen. [2]. Dit is het productontwikkelingsproces dat onder meer gebaseerd is op de richtlijnen van de Duitse wetenschappelijke vereniging voor productontwikkeling (WiGeP) en het is ruwweg onderverdeeld in de volgende fasen:

• Productplanning (behoeftenevaluatie, ideeëngeneratie, haalbaarheidsstudie)
• Productontwikkeling (dimensionering, ontwerp)
• Productie (productieplanning, fabricage, assemblage, inbedrijfstelling)
   

Opvallend is ook dat het productontwikkelingsproces zelden wordt beschouwd als onderdeel van de levenscyclus van het product. Het gevolg is dat niet voldoende rekening wordt gehouden met het gebruik, het onderhoud en, last but not least, de verwijdering of recycling van het product. Dit moedigt ook over-engineering aan. Een praktijkvoorbeeld [3] illustreert de gevolgen: een ingenieur moest een productieconcept optimaliseren. Het was een volledig geautomatiseerd proces waarbij leksponzen in een station in een eindproduct worden ingebracht. Dit proces vereist geen bijzonder hoge kracht - een klassiek pick-and-place-proces. Volgens de ingenieur werden echter het basisframe, de jukplaat en de kolommen die de pneumatische assen ondersteunen, ontworpen alsof de spons met 10.000 Newton moest worden samengedrukt. Volgens de deskundige zou een lichter en kosteneffectiever machineontwerp hebben volstaan voor de eisen van de klant. De gevolgen waren extra kosten voor materiaal en constructie. De toegevoegde waarde was nul.
 

Zonder dialoog kunnen constructieve ideeën te veel van het goede zijn

Aangenomen mag worden dat het dilemma had kunnen worden vermeden door betere communicatie. Of een ontwikkeld product nu daadwerkelijk aan alle specificaties van de klant voldoet, kan pas na de verkoop worden beoordeeld en een evaluatie van de verkoopcijfers en marges. Hoewel softwaretools, analyses en aannames ondersteuning bieden in de planningsfase, is er geen zekerheid voordat de inbedrijfstelling en succesvolle productie worden uitgevoerd.
Dit is een lastige balanceeract voor ondernemingen: zij mogen geen producten ontwikkelen die verder gaan dan de behoeften van hun klanten, maar zij mogen ook niet ophouden hun technologieën te willen verbeteren.
Het is nu bekend dat een nauwkeurige kennis van de eisen van de klant noodzakelijk is om over-engineering te vermijden. Alleen de identificatie van de belangen van de klant beschermt tegen het investeren van tijd en materiaal in verkeerde ontwikkelingen. Simulatietools of zogenaamde conjoint-analyses kunnen hierbij helpen.
 

Trending: klantenenquêtes leggen eisen vast

Casestudies [4] verduidelijken: een slim systeem voor de evaluatie van de eisen van de klant is onontbeerlijk om de constante kostendruk tegen te gaan [5]. Op basis hiervan heeft de specialist in motion plastics® igus® een interne analyse uitgevoerd in haar doelmarkten met als doel producten te ontwikkelen die steeds dichter de eisen van de klant benaderen en over-engineering te vermijden. Het voordeel voor de industrie is dat ofwel de kosten worden verlaagd, ofwel meer technologie beschikbaar komt voor hetzelfde bedrag aan investeringen. Door de aanpassing van de parameters en de kennis van de behoeften van de klant en de wettelijke voorschriften wordt de totale cost of ownership voor de eindklant in het beste geval verlaagd.
De enquête in de hele sector, uitgevoerd door de business development en product managers van de motion plastics® specialist, laat zien welke factoren voor klanten het belangrijkst zijn bij de aankoop van componenten en machines:

• De sterkte van een product en de daaruit voortvloeiende langere levensduur
• Bespaar nog meer installatieruimte wanneer een component in de machine wordt geïnstalleerd
• Vermindering van het geluidsniveau in een fabriek of in de productie
• Het gewicht van een product verminderen
• Verkorten van de tijd die nodig is voor installatie op een systeem
• Onderhoudsinspanningen/intervallen van componenten/onderdelen van de machine tot een minimum beperken
• Vermindering van de totale cost of ownership (aanschaf, gebruik, onderhoud, verwijdering)

 

Verrassende resultaten en verscheidenheid tussen de sectoren

Het is waar dat technische besluitvormers in alle sectoren belang hechten aan sterkte en een lange levensduur. De ondervraagde ingenieurs uit de sectoren bouwmachines, spoorwegen of offshore waren echter niet bijzonder geïnteresseerd in de  vereiste installatieruimte  van een onderdeel, hetgeen alleen aannemelijk is met het oog op de omvang van de installatie.
Wat lawaai betreft, hechten vooral ingenieurs in de medische technologie, de auto-industrie of de lucht- en ruimtevaart belang aan perfectie, terwijl dit voor de andere respondenten een minder belangrijke rol speelt. Industrieën waar lawaai geen rol speelt, gebruiken gevestigde standaardcomponenten met een goede prijs-prestatieverhouding.
Hetzelfde geldt voor de kwestie van het gewicht: terwijl het voor ontwerpers in de lucht- en ruimtevaarttechniek een centrale rol speelt, is het voor ingenieurs in andere industrieën een secundaire factor. Ook hier kan de eindklant kosten besparen bij de aanschaf en kan igus® de over-engineering bewust tegengaan. Het is verbazingwekkend dat voor bijna de helft van alle ondervraagde bedrijven uit de in totaal 25 onderzochte industrieën de kwestie van de installatietijd minder belangrijk is en dat ook de onderhoudsintervallen een vrij geringe rol spelen.

Conclusie

Het onderwerp over-engineering wordt nu in de hele branche besproken. Instrumenten zoals conjoint analysis ondersteunen zowel klanten als dienstverleners bij het balanceren tussen technische perfectie en kostenefficiënte productie. Industriële ondernemingen en toeleveranciers kunnen in de steeds harder wordende mondiale concurrentie alleen overleven als zij zich op hun kerncompetenties concentreren. Dit omvat ook het actief zoeken en vermijden van over-engineering.
Maar niet overal: in de medische technologie, bijvoorbeeld, worden veel producten en technologische systemen rechtstreeks op of in de mens gebruikt. Perfectie, aandacht voor detail en een beetje meer veiligheid zijn een prioriteit. Hier waarderen de experts in de industrie zeker over-engineering. [6]