Procedureregels van igus GmbH

voor de klachtenbehandeling volgens de Supply Chain Act

Versie I, uitgave 01. Januari 2024

1. Doelstellingen en reikwijdte van de klachtenbehandeling

De klachtenbehandeling van igus GmbH stelt alle potentieel betrokken personen in staat om te wijzen op risico's voor de mensenrechten of het milieu en plichtsverzuim die zijn ontstaan als gevolg van de economische activiteiten van igus GmbH in de eigen bedrijfssector of in de bedrijfssector van een leverancier in de gehele toeleveringsketen.

igus neemt de eisen van de Supply Chain Act serieus en het is ons doel om potentieel wangedrag in de toeleveringsketen in een vroeg stadium te identificeren en de juiste maatregelen te initiëren.

igus bereikt dit in het bijzonder door informatie over mogelijke overtredingen in verband met de Supply Chain Act aan ons te laten melden en deze consequent op te volgen.

Alle werknemers en personen in onze toeleveringsketen kunnen igus op de hoogte brengen van risico's voor of schendingen van mensenrechten of het milieu via de klachtenbehandeling die door igus is opgezet.

De melding kan anoniem en vertrouwelijk worden ingediend. Dit geeft igus de mogelijkheid om risico's in een vroeg stadium te onderkennen en, in het beste geval, op te lossen voordat mensen of het milieu schade ondervinden.

2. Procedure voor het maken van opmerkingen/melden van nalevingsovertredingen

Er zijn verschillende interne kanalen voor het melden van een overtreding (bijv. het op de hoogte stelen van leidinggevenden of vertegenwoordigers van medewerkers) en het igus klokkenluiderssysteem is beschikbaar voor zowel interne als externe meldingen. Dit kan onbeperkt worden gebruikt door iedereen in onze toeleveringsketen.

Nalevingsovertredingen kunnen wereldwijd, 24 uur per dag, in verschillende talen en gratis met slechts een paar klikken worden gemeld via ons online meldingssysteem Klokkenluiderssysteem (reporting-channel.com).

Bij het indienen van een rapport moet de thematische focus worden aangegeven in relatie tot de risico's voor mensenrechten en het milieu of plichtsverzuim in de zin van § 2 Sectie 2 en 3 van de Supply Chain Act.

De verbodsbepalingen met betrekking tot mensenrechten omvatten in het bijzonder

• Kinderarbeid (de regel is dat tewerkstelling van kinderen jonger dan 15 jaar verboden is)
• Gedwongen arbeid
• Slavernij, seksuele uitbuiting
• Het niet naleven van gezondheids- en veiligheidsvoorschriften volgens de wet van de standplaats
• Inhouding van gepast loon
• Gebruik van foltering of vernederende behandeling
• Vrijheid van vereniging
• Elke handeling of nalatigheid die een beschermde rechtspositie op bijzonder ernstige wijze kan aantasten en waarvan de onrechtmatigheid duidelijk is.

De milieugerelateerde verboden omvatten in het bijzonder

• Verbod op de productie van kwikhoudende verbindingen
• Verbod op onjuiste behandeling van kwikafval
• Verbod op de productie en het gebruik van bepaalde chemicaliën en persistente organische verontreinigende stoffen
• Verbod op milieuonvriendelijke behandeling, inzameling, opslag en afvoer van afval
• Verontreiniging van bodem, water, lucht en overmatig waterverbruik
• Elke handeling of nalatigheid die een beschermde rechtspositie op bijzonder ernstige wijze kan aantasten en waarvan de onrechtmatigheid duidelijk is.

3. Ontvangst en eerste beoordeling van rapporten

Als onderdeel van een eerste beoordeling bepaalt HR of de melding relevant is voor mensenrechten of het milieu of plichtsverzuim en of de ingediende melding correct is. Dit wordt gevolgd door een risicobeoordeling van mogelijke gevolgen, bijvoorbeeld met behulp van een risicomatrix.

De persoon die de informatie verstrekt, krijgt onmiddellijk feedback dat de informatie is geregistreerd. Bovendien worden tussentijdse statusrapporten over elke verwerkingsstap en over het eindresultaat via het portaal in een beschermde omgeving naar klokkenluiders gestuurd.

4. Onderzoeksprocedure

Als de relevantie en het aanvankelijke vermoeden worden bevestigd, starten we zo snel mogelijk een interne onderzoeksprocedure om de feiten op te helderen. De kennisgeving wordt in detail gecontroleerd.

5. Implementatie van noodzakelijke maatregelen

Zodra het onderzoek is afgerond, controleert igus of er maatregelen nodig zijn om de inbreuk in de toekomst te elimineren, te minimaliseren of te voorkomen. Hiertoe analyseren we de specifieke behoefte aan correctie en verbetering. Onderdeel van deze analyse is ook dat er rekening wordt gehouden met de verwachtingen van de groep mensen die door de inbreuk wordt getroffen. Noodzakelijke maatregelen kunnen puur interne maatregelen binnen onze divisie zijn, zoals procesaanpassingen, nieuwe richtlijnen of verbeterde trainingsconcepten. Maatregelen met en tegenover derden kunnen echter ook noodzakelijk zijn. De implementatie van de maatregelen wordt op de juiste manier gemonitord en de effectiviteit ervan wordt in kleine processtappen nauwkeurig en gedetailleerd onderzocht.

6. Documentatie

Alle rapporten, onderzoeksactiviteiten en resultaten worden gedocumenteerd en gearchiveerd op vastgestelde locaties. Ze worden opgeslagen in overeenstemming met de relevante wettelijke vereisten en gegevensbeschermingsperiode. Kijk- en toegangsrechten zijn strikt gereguleerd. Bovendien informeren we alle betrokkenen over de onderzoeken die worden uitgevoerd en de persoonsgegevens die in dit kader worden verwerkt, indien de wet dit vereist.

7. Risicoanalyse en rapportage

De bevindingen van de verwerking van rapporten worden meegenomen in de risicoanalyse. Er wordt jaarlijks een verslag opgesteld en gepubliceerd over het aantal meldingen en de afhandeling ervan. Daarnaast worden ad-hoc rapporten aan het management voorgelegd.

8. Doeltreffendheidstest

We evalueren de effectiviteit van alle hierboven beschreven systemen en processen in verband met onze klachtenbehandeling op ad-hoc basis, maar ten minste één keer per jaar.

9. Bescherming van klokkenluiders

Indicaties van mogelijke risico's voor mensenrechten of het milieu of plichtsverzuim zijn van grote waarde voor igus en onze toeleveringsketen.

Daarom is een anonieme dialoog mogelijk tijdens de gehele klachtenbehandeling. De vertrouwelijkheid van de anonieme uitwisseling is te allen tijde gegarandeerd. Het IP-adres wordt niet geregistreerd. De volgende procedures zijn ingevoerd voor de technische bescherming van klokkenluiders:

• Transportversleuteling: alle gegevens die zijn opgeslagen in de databases van het klokkenluidersysteem (reporting-channel.com) zijn versleuteld.
• Regelgebaseerde verwijderroutines ondersteunen het verwijderen van gegevens conform de gegevensbescherming.
• Regelmatige IT-beveiligingsaudits controleren de systeembeveiliging.

Door een melding in te dienen bij de igus klachtenafhandeling wordt de klokkenluider niet bedreigd met eventuele negatieve gevolgen. De vertrouwelijkheid van de uitwisseling wordt te allen tijde gewaarborgd (zie Sectie 3) en wordt ook intern gegarandeerd door passende maatregelen.

10. Neem contact op met

Als u opmerkingen of suggesties hebt met betrekking tot onze klachtenbehandeling, aarzel dan niet om contact op te nemen met onze HR-afdeling op +49 2203 9639-151.